Integritetspolicy

Uppdaterad 2020-09-07

Vi behandlar dina personuppgifter med respekt. De tillhör dig och vi har bara fått låna dem av dig under en begränsad tid. Därför kommer vi alltid att vara öppna med vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte vi samlar in dem och hur länge vi behåller dem. Det är egentligen allt du behöver veta, men om du vill gräva ner dig i detaljerna så förklarar vi mer nedan.

Den här integritetspolicyn gäller Socialtraffic Sthlm AB (559307-0195) och vårt varumärke Balkan Wines (benämnt ’vi’ i det här policydokumentet). Malin Turander är personuppgiftsansvarig.

Vad är en personuppgift?

All information som kan kopplas till en levande individ är en personuppgift. Två uppenbara exempel är namn och e-postadress, men även IP-nummer och fotografier hör hit. En beskrivning av någons utseende, beteende eller rörelsemönster, som gör att personen kan identifieras, är också en personuppgift.

Några exempel på personuppgifter:

• Namn
• Adresser
• Telefonnummer
• Personnummer
• Mejladress
• Bild/video med individ
• Koordinater
• Hälsotillstånd (exempelvis allergier)
• Titel, avdelning och företag

När får personuppgifter sparas?

En grundläggande princip i personuppgiftslagen är att personuppgifter endast får behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade. Vi som företag får bara spara dina uppgifter på någon av dessa sex grunder:

• samtycke
• avtal
• rättslig förpliktelse
• intresseavvägning
• grundläggande intresse
• uppgift av allmänt intresse

I de fall vi lutar oss mot ditt samtycke måste ditt medgivande dokumenteras, ha ett tydligt specificerat ändamål samt vara frivilligt, tidsbegränsat, lätt att förstå och kunna tas tillbaka.

Dina rättigheter

Du kan höra av dig till oss och begära ut, korrigera eller radera dina personuppgifter. Om du byter leverantörer har du även rätt att exportera din data till någon av våra konkurrenter. När det gäller marknadsföring och profilering från vår sida så måste du samtycka till det – och kan när som helst återkalla ditt samtycke.

Du har alltså rätt att…

• få ut alla dina personuppgifter
• få dina personuppgifter borttagna
• få felaktiga uppgifter korrigerade
• flytta med dig dina personuppgifter
• slippa riktad marknadsföring
• slippa att bli profilerad

I vissa fall måste vi spara uppgifter, exempelvis på grund av bokföringslagen.

Det här sparar vi vid vår första kontakt

När vi första gången tar kontakt med varandra så kan vi komma att registrera ditt namn, telefonnummer och epostadress. När du ringer till oss sparas ditt telefonnummer automatiskt i den telefon du ringer till, när du skriver till oss sparas din epost i vårt e-postsystem och när du lämnar uppgifter i vårt kontaktformulär på webbplatsen kommer dessa att sparas.

Om det inte redan har framgått av första kontakten kommer vi att fråga vad du heter, så att vi vet vem det är som kommunicerar med oss. I de fall vi träffas fysiskt kommer vi att spara de uppgifter du ger oss samtycke till att spara, exempelvis genom att du ger oss ditt visitkort. Samma sak om du skickar fysisk post till oss.

Om du besöker vår webbplats så kommer vi att spara anonymiserade uppgifter om ditt IP-nummer, platsdata, vilken enhet och webbläsare du använder, när besöket skedde och vilka sidor du besökte.

Dessa uppgifter sparas även i vårt affärsstödssystem (CMS), tillsammans med information om ärendet i fråga. Om vi inte fortsätter att ha kontakt med varandra och inte gör några affärer kommer vi att gallra bort dessa uppgifter när det gått ett år.

Det här sparar vi om vi gör affärer med varandra

Om vi inleder en affärsmässig relation av något slag, oavsett det är en relation som kund-leverantör eller ett ömsesidigt samarbete av något slag, kommer vi att behöva spara lite mer uppgifter om dig.

Det vi kan komma att spara är…

• ditt namn
• din adress
• din IP-adress
• din mejladress
• ditt telefonnummer
• ditt organisationsnummer
• din titel, avdelning och företag
• produkter eller tjänster som handlats
• tid och plats när vi träffats

Om det är relevant för vårt samarbete kommer vi även att spara bilder och videor.

Varför samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar in dessa uppgifter för att använda dem för att exempelvis kunna kommunicera med dig (kontaktuppgifter), för att skicka dig relevant information (nyhetsbrev), hantera beställningar (orderhantering) eller för att uppfylla laga krav i de fall vi gör affärer med varandra (bokföring).

• Vi samlar in uppgifterna för att…
• kunna kommunicera med dig
• upprätthålla god kundservice
• hantera förfrågningar
• hantera beställningar
• hantera underleverantörer
• sköta vår bokföring
• skicka nyhetsbrev du begärt
• skicka information du begärt

Men också för att…

• ta fram anonymiserad statistik om våra besökares beteenden, så att vi kan göra användarupplevelsen säkrare och bättre på vår webbplats.
• marknadsföra eller informera om våra produkter och tjänster via exempelvis sms, mejl, sociala medier, telefon eller brev under tiden vi har en aktiv affärsrelation.
• ge dig relevanta erbjudanden och förslag, utifrån vad du eller andra med samma beteendemönster tidigare varit intresserade av.
• skicka meddelanden om viktiga förändringar i våra villkor, policys eller organisation.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Först och främst inhämtar vi personuppgifter direkt från dig. Om vi behöver mer uppgifter kan vi komma att komplettera vårt register med information från exempelvis Bolagsregistret eller ditt företags webbplats. Dessutom samlar vi in personuppgifter om du använder kontaktformulär eller kommentarsfunktioner på vår webbplats eller när du anmäler dig till vårt nyhetsbrev.

Vi samlar in personuppgifter från…

• dig personligen
• din organisation
• kontaktformulär på vår webbplats
• anmälan till nyhetsbrev på vår webbplats
• så kallade kakor (cookies) på vår webbplats
• Bolagsverket, Skatteverket eller andra myndigheter
• sociala medier (om du interagerar med oss där)
• vår webbplats (om du besöker den)

Om du inte vill att din dator ska ta emot och lagra kakor (cookies) kan du justera
säkerhetsinställningarna i din webbläsare. Du hittar information om hur du stänger av kakor på minacookies.se.

Var sparar vi personuppgifter?

Vi begränsar antalet platser där vi sparar personuppgifter så mycket som möjligt. Vissa uppgifter måste vi spara, exempelvis på grund av bokföringslagen, och andra uppgifter behöver vi för att uppfylla avtal. De flesta personuppgifter använder vi för att hålla kontakten med våra kunder, leverantörer och samarbetspartners.

Vi sparar personuppgifter i…

• vårt bokföringsprogram
• vårt kundhanteringssystem
• våra e-postsystem
• våra telefoners kontaktlistor
• sändlistor för nyhetsbrev
• inskickade jobbansökningar
• en projektmapp på dator
• en molnbaserad lösning för backup
• sociala medier (om vi har kontakt där)
• analysverktyg på vår webbplats (Google Analytics)

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Så länge det är relevant för vår kontakt (intresseavvägning), vi har avtalat med varandra (avtal eller samtycke) eller som vi måste på grund av myndighetsutövning (laga krav) kommer vi att spara dina personuppgifter. Om du ringer, skickar post eller besöker vår webbplats kommer vi gallra bort alla personuppgifter när det gått ett år sedan vi senast hade någon kontakt med varandra. Avtal kommer vi att gallra bort fem år efter uppdragets slutförande.

Ibland kan denna gallring ske genom anonymisering.

Om du avanmäler dig från exempelvis vårt nyhetsbrev eller tar bort ditt konto från Mina sidor kommer dina personuppgifter att raderas direkt.

Vi skyddar dina personuppgifter

Alla våra register skyddas, med exempelvis lås eller lösenord. Det gäller våra it-system, vår webbleverantör och molnlösningar för exempelvis backup. Vi har rutiner för att gallra bort personuppgifter ur våra system, vilket sker med olika intervall beroende på vad det är för uppgifter. Vissa personuppgifter är vi skyldiga att spara i upp till tio år.

I vissa fall sker gallringen genom att vi anonymiserar personuppgifterna.

Dina personuppgifter kommer aldrig att ”återanvändas” i ett syfte som du inte godkänt på förhand. Vi kommer inte heller att dela personuppgifter med tredje part utan samtycke. Om vi överför data till länder utanför EU så skyddar vi alltid dessa med bindande avtal.

Om det mot förmodan skulle ske ett dataintrång så är vi skyldiga att informera
Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar. Om intrånget drabbar någon som finns med i registret är vi skyldiga att informera personen om det.

Personuppgiftsansvarig

Hos oss är det Malin Turander som är personuppgiftsansvarig. Vänd dig till henne om du har frågor kring dina personuppgifter och våra dataregister. Malin kan också berätta vilka andra i vårt företag som har tillgång till dina personuppgifter.

Mejladress: malin.turander@socialtraffic.com